Комитет по развитию информационных технологий и связи
УТВЕРЖДЕНО
приказом Комитета по развитию
информационных технологий
Мурманской области
от 30.08.2011 № 13-ОД
 
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе архивов Комитета по развитию
информационных технологий Мурманской области
 
1. Общие положения
 
1.1. Отдел архивов Комитета по развитию информационных технологий Мурманской области (далее - Отдел) является структурным подразделением Комитета по развитию информационных технологий Мурманской области (далее - Комитет).
 
1.2. В своей работе Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, Уставом Мурманской области, законами Мурманской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Мурманской области, Положением о Комитете, а также настоящим Положением.
 
1.3. Отдел осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные Комитету государственные архивы Мурманской области и взаимодействует с исполнительными органами государственной власти Мурманской области, иными государственными Мурманской области, федеральными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, организациями.
 
2. Основные задачи Отдела
 
2.1.Основными задачами Отдела являются:
 
2.1.1. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Мурманской области, находящихся на территории Мурманской области независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.
 
2.1.2. Осуществление координации деятельности государственных и муниципальных архивов Мурманской области, исполнительных органов государственной власти, местного самоуправления, организаций в частиобеспечения единых подходов к хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Мурманской области.
 
2.1.3.Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Мурманской области в сфере архивного дела в пределах компетенции Отдела.
 
2.1.4. Проведение мониторинга состояния развития архивного дела на территории Мурманской области.
 
 3. Основные функции Отдела
 
В соответствии с возложенными задачами Отдел выполняет следующие функции:
 
3.1. Разрабатывает проекты нормативных правовых актов по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
 
3.2. Составляет ежегодные сводные планы основных показателей работы государственных и муниципальных архивов Мурманской области, отчеты об их выполнении и в соответствии с утвержденными формами в установленном порядке представляет планы и отчеты в Комитет и специально уполномоченный Правительством Российской Федераций федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
 
3.3. Разрабатывает государственные задания по предоставлению государственными архивами Мурманской области государственных услуг и осуществляет контроль за их выполнением.
 
3.4. Разрабатывает и представляет в установленном порядке в Комитет предложения о выдаче разрешений на временный вывоз с территории Российской Федерации документов Архивного фонда Мурманской области, находящихся на хранении в государственных архивах Мурманской области.
 
3.5. Обеспечивает хранение документов Архивного фонда Мурманской области и внедрение современных систем и методов хранения, реставрации, консервации и охраны документов в государственных и муниципальных архивах Мурманской области.
 
3.6. Организует комплектование архивных документов и определяет состав организаций, документы которых подлежат передаче в государственные и муниципальные архивы Мурманской области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов на государственное и муниципальное хранение.
 
3.7. Осуществляет в установленные сроки паспортизацию документов Архивного фонда Мурманской области, хранящихся в государственных и муниципальных архивах Мурманской области, их источниках комплектования, музеях и библиотеках Мурманской области.
 
3.8. Организует предоставление государственными и муниципальными архивами Мурманской области архивных справок или копий архивных документов по вопросам социальной защиты граждан, пенсионного обеспечения, льгот и компенсаций, оформление в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, направляемых в иностранные государства.
 
3.9. Организует работу по экспонированию и публикации архивных документов, подготовке архивных справочников о составе и содержании документов Архивного фонда Мурманской области. Готовит материалы дляинформационного бюллетеня по вопросам архивного дела и управления документами.
 
3.10. Организует внедрение автоматизированных архивных технологий и использование государственными архивами Мурманской области информационных баз данных по документам Архивного фонда Мурманской области.
 
3.11. Организует ведение общеотраслевых баз данных «Архивный фонд Российской Федерации» и «Организации - источники комплектования» государственными и муниципальными архивами Мурманской области.
 
3.12. Определяет приоритетные направления научных исследований в области архивного дела и документационного обеспечения управления.
 
3.13. Осуществляет работу по рассекречиванию и снятию иных ограничительных грифов с архивных документов, хранящихся в государственных архивах Мурманской области.
 
3.14. Осуществляет отнесение документов Архивного фонда Мурманской области к уникальным и особо ценным документам, формирование реестра уникальных документов Мурманской области.
 
3.15. Готовит предложения и реализует решения о передаче архивных документов, находящихся в собственности Мурманской области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.
 
3.16. Разрабатывает проекты договоров с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными государственными унитарными предприятиями и учреждениями, расположенными на территории Мурманской области, о передаче документов, образовавшихся в процессе их деятельности, на хранение в государственные архивы Мурманской области, осуществляет контроль исполнения договоров.
 
3.17. Разрабатывает инструкции, методические пособия по применению правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Мурманской области и других архивных документов.
 
3.18. Организует и проводит научно-практические конференции, семинары- совещания, стажировки и консультации для работников государственных и муниципальных архивов Мурманской области, их источников комплектования по соблюдению правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Мурманской области и других архивных документов.
 
3.19. Осуществляет мониторинг и предоставление отчетов о состояний архивного дела на территории Мурманской области.
 
3.20. Осуществляет разработку проекта доклада о результатах и основных направлениях деятельности Комитета на среднесрочный период и контроль за достижением целевых значений показателей в части, касающейся архивного дела.
 
3.21. Изучает, обобщает и распространяет опыт отечественных и зарубежных архивных учреждений.
 
3.22. Разрабатывает предложения по совершенствованию организации и оплаты труда в сфере архивного дела, установлению льгот, видов и норм материального обеспечения работников государственных архивов Мурманской области.
 
3.23. Содействует совершенствованию системы управления документами на основе внедрения государственных стандартов по делопроизводству и унифицированных систем документации.
 
3.24. Осуществляет координацию и контроль (в том числе ведомственный контроль и контроль за использованием имущества Мурманской области) деятельности государственных архивов Мурманской области в сфере компетенции Отдела.
 
3.25. Рассматривает обращения граждан и организаций по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
 
3.26. Осуществляет в пределах компетенции Отдела производство по делам об административных правонарушениях в сфере архивного дела в соответствии с законодательством Российской Федерации и Мурманской области.
 
3.27. Обеспечивает защиту сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также защиту информации на всех этапах ее хранения, обработки и передачи по системам и каналам связи.
 
3.28. Участвует в осуществлении международных связей, в реализации международных программ по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
 
3.29. Участвует в реализации федеральных программ, разработке и реализации долгосрочных и ведомственных целевых программ по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
 
3.30. Осуществляет контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Мурманской области в сфере архивного дела в пределах компетенции Отдела:
       -    ведет государственный учет документов Архивного фонда Мурманской области и в установленном порядке предоставляет сведения о составе и объеме документов Архивного фонда Мурманской области в специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
       -    проводит проверки соблюдения государственными и муниципальными архивами Мурманской области, их источниками комплектования и иными организациями, осуществляющими временное хранение документов Архивного фонда Мурманской области и других архивных документов, нормативных правовых актов в сфере архивного дела, в том числе правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Мурманской области и других архивных документов.
 
4. Государственные услуги, предоставляемые Отделом
 
Отдел предоставляет гражданам и организациям следующие государственные услуги:
 
4.1. Организует информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Мурманской области и других архивных документов.
 
4.2. Организует исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.
 
4.3. Осуществляет совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизу ценности документов.
 
4.4. Осуществляет включение в состав Архивного фонда Мурманской области архивных документов.
 
4.5. Осуществляет согласование списков источников комплектования государственных и муниципальных архивов Мурманской области.
 
4.6. Оказывает методическую и консультативную помощь органам местного самоуправления, организациям и гражданам по вопросам формирования и содержания муниципальных архивов Мурманской области, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Мурманской области на территории муниципальных образований.
 
4.7. Согласовывает условия и места дальнейшего хранения архивных документов государственных и муниципальных организаций при их ликвидаций или реорганизации путем разделения или выделения.
 
5. Организация деятельности Отдела
 
5.1. Отдел возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности председателем Комитета.
 
5.2. В период отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет заместитель начальника Отдела в соответствии с должностным регламентом.
 
5.3. Численность и профессионально-квалификационный состав Отдела определяются штатным расписанием Комитета, утвержденным в установленном порядке.
 
5.4. Распределение обязанностей между работниками отдела и конкретные должностные обязанности каждому гражданскому служащему Отдела устанавливаются должностными регламентами, утвержденными в установленном порядке.
 
5.5. При Отделе образуются экспертно-проверочная комиссия, методическая комиссия, комиссия по подведению итогов проверки наличия и состояния документов Архивного фонда Мурманской области, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах Мурманской области, являющиеся коллегиальными органами, которые от имени Комитета принимают решения по вопросам состояния архивного дела и управления документами в государственных и муниципальных архивах Мурманской области, их источниках комплектования и иных организациях, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Мурманской области и других архивных документов.
 
5.6. Реорганизация, прекращение деятельности Отдела производится по основаниям и в порядке, предусмотренным действующим законодательством.
 
 6. Права Отдела
 
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами и функциями имеет право от имени Комитета:
 
6.1. Осуществлять организационно-методическое руководство по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
 
6.2. Участвовать в подготовке, экспертизе и обсуждении проектов нормативных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
 
6.3. По поручению руководства представлять Комитет в организациях, исполнительных органах государственной власти.
 
6.4. Разрабатывать в пределах своей компетенции положения, методические материалы и рекомендации.
 
6.5. Запрашивать и получать в установленном порядке сведения от федеральных органов государственной власти, исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления Мурманской области, организаций, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.
 
6.6. Вносить предложения по созданию комиссий, экспертных советов, рабочих групп по различным направлениям деятельности Комитета, привлечению консультантов и экспертов для решения возложенных на Отдел задач.
 
6.7. Участвовать в работе комиссий, рабочих групп и других совещательных органов, образуемых исполнительными органами государственной власти и органами местного самоуправления Мурманской области.
 
6.8. Созывать совещания по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
 
6.9. Вносить в установленном порядке предложения по награждению, присвоению почетных званий работникам государственных и муниципальных архивов Мурманской области, а также другим видам материального и морального поощрения.

 

AA